Evrak ve İşlemler Şefliği
Görevleri :
- Kaymakamlığa posta veya elektronik ortamda gönderilen; kişilerce veya kurum ve kuruluşların görevli dağıtıcılarınca elden getirilen her nevi dilekçeyi kabul etmek sonuçlandırmak,
- Kaymakamlık adına posta veya elektronik ortamda gelen ve Kaymakamlık birimlerinden çıkan evrakı almak, kaydetmek, görevli merci, kişi veya ilgili birimlere dağıtmak, ulaştırmak ve postalamak,
- Hükümet Konağı Kalorifer tesisatı çalıştırma, teknik iş ve işlemlerini yapmak,
- Kaymakamlığın kanun, tüzük, yönetmelik ve Bakanlar Kurulu kararlarının yayımlanması ile ilgili görevleri yerine getirmek ve genelge çıkarılması ile ilgili işlemleri yürütmek,
- İlçedeki kamu personelinin günlük çalışma saatlerinin tespiti ile ilgili konularda gerekli işlemleri yapmak,
- Özel kanunlarına göre yapılan; milletvekili, mahalli idareler seçimleri ve Anayasa değişikliklerinin halkoyuna sunulmasında, kaymakamlığı ilgilendiren iş ve işlemler ile yazışmaları yapmak,
- Etik Kurulu ile ilgili iş ve işlemleri yürütmek,
- Tanıtıcı bayrakların kullanma iznine ve tescil işlemlerine ait iş ve işlemleri yapmak,
- Kaymakamlık İmza Yetkileri Yönergesini hazırlamak, ilgili kurum ve kuruluşlara dağıtmak ve uygulanmasını izlemek,
- Kaymakamlığın, adli ve askeri teşkilat dışında kalan bütün Devlet daire, müessese ve işletmeler ve özel işyerleri üzerindeki gözetim, denetim ve teftiş yetkilerinin kullanılmasına ilişkin iş ve işlemleri yürütmek,
- Hükümet konağının bakım ve onarım, bina ve çevre temizliğinin yapılmasını; elektrik, su, doğal gaz, kalorifer gibi tesisatları düzenli çalışmasını; Kaymakamlık birimlerinin fiziki çalışma ortamlarının standart ve uygun hale getirilmesini sağlamak. Kaymakamlığı ve birimleri ilgilendiren toplantı, brifing ve görüşmeler için toplantı salonlarını ve teknik cihazları hizmete hazır bulundurmak, Kaymakam evi ve Yatırım İzleme ve Koordinasyon Merkezi ile ilgili işleri takip etmek, yürütmek,
- 2946 sayılı Kamu Konutları Kanunu ve 16/7/1984 tarihli ve 84/8345 sayılı Bakanlar Kurulu Kararıyla yürürlüğe giren Kamu Konutları Yönetmeliği hükümlerine göre Kaymakamlığa ait lojmanlarla ilgili işlemleri yürütmek,
- Hükümet konağı ve birim binalarında 2893 sayılı Türk Bayrağı Kanunu hükümlerinin uygulamasını sağlamak,
- Kaymakamlık ve birim binalarında sivil savunma ve koruyucu güvenlik mevzuatının uygulamasını sağlamak, takip etmek ve iş ve işlemlerini birimlerle koordine ederek yürütmek; kaymakamlık haber merkezinin hizmet ve faaliyetlerini düzenlemek ve yürütmek,
- Elektronik evrak dışındaki genel evrak arşiv hizmet ve faaliyetlerini düzenlemek ve yürütmek,
- Yazılı ve görsel basın ve diğer kitle iletişim araçlarında ilçede kaymakamlık ile ilgili çıkan bilgi ve haberleri izlemek ve değerlendirmek,
- Kaymakamın talimatı doğrultusunda basın bültenini hazırlamak ve basına bilgi vermek, kaymakamlığın basın toplantılarıyla ilgili işlerini yapmak,
- Basın ilan ve basın-yayın ve enformasyon mevzuatının kaymakamlıklar ile ilgili iş ve işlemlerini yürütmek,
- 10/8/1990 tarihli ve 90/748 sayılı Bakanlar Kurulu Kararıyla yürürlüğe giren Mal Bildiriminde Bulunulması Hakkında Yönetmelik hükümlerine göre, gazete sahibi gerçek kişiler ile gazete sahibi şirketlerin yönetim ve denetim kurulu üyeleri, sorumlu müdürleri, başyazarları ve fıkra yazarlarının mal bildirim beyannameleri ile ilgili iş ve işlemleri yapmak ve beyannameleri muhafaza etmek,
- Gazete, dergi, haber ajansları ve medya izleme merkezleri ile ilgili abonelik iş ve işlemlerini yapmak,
- Sarı basın kartı başvurusu ile ilgili iş ve işlemleri yapmak,
- 4982 sayılı Bilgi Edinme Hakkı Kanununa göre yapılacak başvuruları kabul etmek, izlemek, sonuçlandırmak ve başvuru sahibine bilgi vermek,
- Başbakanlık İletişim Merkezi (BİMER) ile ilgili her türlü iş ve işlemleri yapmak,
- Kaymakam tarafından; başarı belgesi, üstün başarı belgesi ve ödül verilmesi ile ilgili işleri yürütmek,
- Kaymakam için gerekli bilgi notları, kurumsal sunumlar ve toplantı dokümanlarının hazırlanmasını ve muhafazasını sağlamak,
- Kaymakama gönderilen dilekçe, evrak ve faksların kabulünü yapmak, kaymakamın talimatı doğrultusunda gereğinin yerine getirilmesini sağlamak,
- Kaymakamın koruma hizmetleri ile ilgili iş ve işlemleri yürütmek,
- Makamın güvenlik güçleriyle ilgili işlemlerini yürütmek, günlük asayiş raporlarını muhafaza etmek, kaymakamın Kaymakam’ın direktifine göre bu konudaki haberleşme ve yazışmaları yapmak,
- Sıkıyönetim ve olağanüstü hallerde kaymakamlık makamının silahlı kuvvetlerle olan ilişkilerini kaymakamın direktifi altında yürütmek,
- Askeri birliklerden yardım istenmesini zorunlu kılan durumlarda kaymakama İl İdaresi Kanunu ile tanınan yetkinin kullanılmasına ilişkin haberleşme ve yazışmaları yapmak,
- Olağanüstü hal ilan edilmesi durumunda; 2935 sayılı Olağanüstü Hâl Kanunu ile 21/2/1984 tarihli ve 84/7778 sayılı Bakanlar Kurulu Kararıyla yürürlüğe giren Olağanüstü Hal Kurulu ve Bürolarının Kuruluş ve Görevleri ile Yükümlülüklerinin Karşılığının Tesbit ve Ödenmesi Hakkında Yönetmeliğin gerekli gördüğü büro oluşuncaya kadar ve sözü geçen büroların kaldırılması durumunda, yazışma, dosyalama ve arşivleme işlerini sağlamak,
- Makama gelen istihbarat, sınır görüşmeleri gibi özel amaçlı ödenek ve harcama belgelerini kaymakamın direktifi doğrultusunda muhafaza ve gerektiğinde usulünce imha etmek,
- Koruyucu güvenlik mevzuatı uyarınca, özel kalem bürosunu ilgilendiren işleri yürütmek,
- Ulusal ve resmi bayramlar ile tarihi günlerde yapılacak törenlerde; protokol düzenini uygulamak, anıtlara konulacak çelenklerin hazırlanma, taşınma ve sunulması işlerini organize ederek protokol düzenine göre yapılmasını sağlamak,
- 26/6/2006 tarihli ve 2006/11187 sayılı Bakanlar Kurulu Kararıyla yürürlüğe giren Devlet Cenaze Törenleri Yönetmeliğine göre düzenlenecek ulusal, resmi ve kurumsal cenaze törenleri ile ilgili işlemleri yapmak,
- İlçe kutlama ve anma komitelerinin toplantılarını organize etmek, kutlama ve anma törenlerinin ilgili kanun ve yönetmelikler çerçevesinde icra edilmesi için yetkili ve görevli kurum ve kuruluşlar ile gerekli işbirliği ve koordinasyonu sağlamak,
- Resmi ziyaretler kapsamında; devlet büyüklerinin yurtiçi ve yurtdışı ziyaretleri ile yabancı devlet erkânının ülkemizi ziyaretlerinde, Dışişleri Bakanlığı Protokol Genel Müdürlüğü veya Cumhurbaşkanlığı, Başbakanlık, Bakanlık veya diğer kurum ve kuruluşlarının ilçe teşkilatı düzeyinde hazırladıkları programlarını ilgili birimlere ulaştırmak ve gerekli koordinasyonu sağlamak,
- İlçe protokol listesinin güncel olarak tutulmasını ve kaymakamlık internet sitesinde yayınlanmasını sağlamak,
- Kamu ve toplum yaşamında uygulanan protokol kuralları olarak: Bayrak ve taşıt protokolü; toplantı, bilgilendirme ve tören protokolü; görev devir-teslim ve imza törenleri; kurumsal törenler ve etkinlikler, temel atma, açılış, anma, kutlama, festival, şenlik ve benzerleri; oturma düzenleri ve konuşma sıraları; davet, karşılama, ağırlama, uğurlama ile resepsiyon, kokteyl ve resmî yemekler; protokol yazıları; dini bayramlarda bayramlaşma ve benzeri temsil ile ilgili Kaymakamlığın protokol işlerini düzenlemek ve ilgili kuruluşlarla işbirliği halinde yürütmektir.
